Outlook에 alarm 설정하기.

주로 Outlook 은 집에서 개인적으로 사용하기 보다는 회사나 직장에서 사용하는 경우가 많습니다. 물론 회사에서 Exchange server 를 이용할 경우는 거의 대부분이 사용하리라 봅니다.

메일을 사용하기도 하지만, 업무를 하다보면 미팅약속이나  업무보고처럼 정해진 날짜, 시간에 해야할 일이 있을 때 메모를 해놓더라도 종종 잊어먹거나 모른채 넘어가버리는 경우가 있을 수 있습니다. 

사람이다 보니 말이죠 ㅎㅎ;;

Outlook 에서는 calendar 기능에서 약속이나 일정을 미리 스케쥴을 정해놓고 미리 알려주는 팝업창이 뜨도록 해주는 기능을 제공합니다.

예를 들어, 매주 월요일 오후 4시에 미팅약속이 잡혀있다면 매주 월요일 3시나 3시30분에 이를 알려주는 팝업창을 띄우도록 설정해 잊어먹지 않고 여유있게 미리 미팅자료를 준비할 수가 있습니다.

자, 그럼 Outlook 을 일단 켭니다. 

왼쪽 하단을 보시면 Mail, Calendar, Contact 와 같은 탭들이 보일겁니다.

Calendar 탭을 클리하시면 오른쪽 메인 화면에 날짜별 시간별, 달별 달력이 나오는데 여기서 설정하고자 하는 날의 시간대를 클릭하고 오른쪽 마우스를 누릅니다. 

그러면 New Appointment 또는 New Event 가 뜨는데 여기서 둘 중 아무거나(똑같은 것이기 때문에) 선택합니다. 

단발성이라면 위의 메뉴를 선택하고 정기적으로 반복되는 것이라면 New recurring Appiontment 나 New recurring Event 를 선택합니다. 

여기서 시간과 기타 설정등을 선택하시고 난 다음 보면 Reminder 라는 체크박스가 보입니다. 

이게 바로 미리 팝업창을 띄워주는 기능입니다. 

이것 체크하시고 오른쪽에 시간을 선택합니다. 

이것은 이벤트가 발생하기 몇분 혹은 몇시간 전에 알려줄지를 선택하는 것입니다.

위의 예제대로라면 오후 4시로 이벤트를 맞춰놓았다면, reminder 를 선택하시고 30분 전으로 선택해놓으시면 오후 3시 30분에 컴퓨터에 팝업창이 뜨면서 미팅이 있다는 메시지를 보여줍니다. 굉장히 유용한 기능이죠.

아.. 그리고 혼자서도 사용할 수 있지만 다른 동료들이나 사람들을 해당 이벤트에 동참시킬수도 있습니다. 사진이 없으니 설명이 좀 힘드네요. 

추후 사진을 캡쳐하여 글을 업데이트 하도록 하겠습니다. 그전까지는 위의 설정과정중에 프로그램을 잘 보시면 그리 어렵지 않게 찾을 수 있으실 겁니다.

저도 이 기능을 이용하여 종종 까먹던 매주 보내야하는 Weekly report 를 빼먹지 않고 있답니다.^^